Bénéfices et enjeux pour la mutualisation des Systèmes d’informations

Que cela soit dans le cadre du rapprochement ou de la fusion des structures ou dans le cadre de la révision des budgets à la baisse et des réductions des coûts de fonctionnement, la mutualisation des SI est de plus en plus d’actualité.

Pour définir le périmètre de la mutualisation, il faut avoir une vision claire des SI concernés. Cela passe obligatoirement par la réalisation d’un audit fonctionnel, technique, organisationnel, ressources humaines, financier, juridique et réglementaire, afin de disposer d’un état des lieux des SI.

Une analyse précise et fine des contextes et environnements avec une identification des zones de recouvrement, des zones de risques et des compétences des équipes informatiques en place.

Cela permettra de mettre en évidence, la diversité des  :

• Solutions d’infrastructures
• Applications utilisées,
• Usages et cultures des différentes structures
• Pluridisciplinarité des métiers
• Différences de niveau de maturité vis-à-vis de l’outil informatique
• Qualité de services rendus aux utilisateurs au sein des structures
• Niveaux d’attente spécifique autour du système d’information.

Avant de définir les scénarios de mutualisation, il faudra aussi répondre aux questions relatives à la forme juridique de la relation entre la DSI et ses clients, à la constitution des budgets, à la pérennité des investissements antérieurs et au rattachement des collaborateurs des équipes informatiques existantes.

La mutualisation des SI est une vraie opportunité permettant de poser les bases d’un schéma directeur ou d’actualiser celui existant et ce, afin de prendre en compte les changements majeurs engendrés par la mutualisation tels que :

La gouvernance :

Mettre en place des nouveaux modes de gouvernance du système d’information

• S’assurer du bon alignement du SI sur la stratégie d’entreprise
• Répondre aujourd’hui et demain aux attentes internes et externes
• Fédérer de manière progressive et concertée les différents sites concernés
• Optimiser, développer et partager les compétences pour professionnaliser la fonction informatique
• Se doter d’outil de pilotage et de suivi du SI

La modernisation & améliorations :

• Améliorer la qualité des services apportés aux clients du SI
• Améliorer la couverture fonctionnelle
• Faciliter la modernisation des moyens et outils de réseau et télécoms en proposant des applications à valeur ajoutée (communications unifiées et collaboratives)
• Création des Centres de Services Partagés

Finances & budget :

• Réaliser des économies d’échelles sur les investissements et sur les maintenances
• Améliorer le ratio qualité/coût du système d’information

Sécurité :

• Organiser, structurer et professionnaliser la sécurité du système d’information

La réflexion sur la mutualisation des SI ouvre un prisme de vision élargie sur le recours à l’infogérance externalisée, et ce quel que soit le modèle d’hébergement retenu.

C’est en effet, le bon moment pour mener une vraie réflexion pour étudier l’externalisation via un tiers hébergeur, permettant de s’affranchir des contingences techniques, de la complexité croissante des systèmes, de la multiplicité des compétences requises, de la nécessaire continuité de service pour garantir l’accès permanent au système d’information et de sécuriser au maximum le système.

Au-delà de tous ces aspects, la réussite de la démarche de mutualisation des SI repose en grande partie sur l’implication permanente des instances dirigeantes et sur une communication régulière pour expliquer la démarche.

Un système mutualisé est un système très complexe qui doit intégrer les besoins communs et spécifiques de plusieurs entités. Il nécessite une gouvernance adaptée et un processus de mise en place progressif. Il est indispensable de porter une attention particulière lors de la conduite du changement au niveau des équipes informatiques en place, des utilisateurs potentiellement concernés par des changements d’applications, d’outils, de processus d’assistance et de support.

C’est dans cet esprit et avec la conscience pleine et entière de tous ces paramètres que les directeurs de mission et consultants de SRC Solution accompagnent leurs clients à la mise en œuvre de cette démarche.